D’ici 2025, les entreprises doivent se conformer à la facture 100% numérique. Cette transition représente une opportunité pour moderniser les processus financiers, améliorer l’efficacité opérationnelle et renforcer la collaboration entre les achats et la finance. La dématérialisation des factures devrait permettre une gestion plus efficace des données, la mise en place d’une piste d’audit fiable et une meilleure collaboration avec les fournisseurs. Saisissez cette chance pour vous positionner en tant qu’entreprise agile et tournée vers l’avenir !
Découvrez dans cet article comment la dématérialisation des factures et le processus Purchase-to-Pay (P2P) améliorent la collaboration entre les achats et la finance, tout en optimisant vos processus financiers.
La dématérialisation des factures : une évolution incontournable
La dématérialisation des factures ou e-invoicing est au cœur des préoccupations en 2024, en effet la législation française et européenne oblige les entreprises à moderniser leur processus de facturation en passant à la dématérialisation. Un processus prévu par la loi et qui doit progressivement être déployé entre 2024 et 2026.
En plus d’être une obligation légale, cette évolution offre de nombreuses opportunités pour les entreprises qui vont se mettre à la page : tels que le gain de productivité, la réduction des coûts, une meilleure sécurité des données, et un geste en faveur de l’environnement. La modernisation des processus financiers et le stockage simplifié des documents en font des avantages incontournables pour les entreprises.
Cependant, il faut garder en tête que tout stockage de données implique de s’attarder sur la sécurité et prendre de bonnes habitudes ! Un investissement initial est nécessaire pour s’adapter à cette nouvelle pratique en commençant par la collecte sécurisée des données. Malgré quelques inconvénients, comme le coût qu’il faut parfois engager pour sécuriser le traitement des données, les avantages de la dématérialisation l’emportent largement. Elle offre un moyen efficace pour les entreprises de se moderniser, de gagner en efficacité et de réduire leur impact sur l’environnement. Si l’on peut résumer cette évolution en une phrase on pourrait simplifier et dire qu’il s’agit d’une étape cruciale vers une gestion financière plus agile et plus responsable.
Les avantages dans le processus Purchase-to-Pay (P2P)
Le processus Purchase-to-Pay (P2P) englobe l’ensemble des étapes, de la commande au règlement. L’un des premiers bénéfices de cette dématérialisation est la disponibilité complète des informations tout au long du processus d’achat. Grâce à cette digitalisation, les données sont accessibles et traçables à chaque étape, facilitant ainsi la prise de décision et la réactivité des équipes.
Un autre avantage que l’on peut citer est la mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF). Cette dernière est essentielle pour vérifier la validité des factures électroniques et se protéger contre les contrôles et les amendes. En étant en conformité avec la réglementation en ce qui concerne la dématérialisation, les entreprises garantissent également la traçabilité des flux financiers et s’assurent d’une meilleure gestion des risques. La PAF devient alors un outil indispensable pour renforcer la transparence et la sécurité des opérations financières.
La saisie automatique des données : un atout pour l'efficacité opérationnelle
Le terme Procure-to-Pay désigne le processus achats d’une entreprise, allant de la demande d’achat au paiement. La mise en place et l’analyse des solutions associées sont de potentiels leviers de performance pour le service achats. Dans le cadre de la dématérialisation du processus P2P les entreprises peuvent éliminer les saisies manuelles, simplifier les vérifications, faciliter le classement électronique et automatiser la validation des paiements.
De plus, la saisie automatique facilite la gestion des exceptions. Dans un processus P2P, il peut arriver que certaines factures nécessitent un traitement particulier en raison de situations spécifiques ou de divergences avec les données enregistrées. Grâce à l’automatisation, ces cas particuliers peuvent être détectés et traités de manière rapide et efficace, minimisant ainsi les retards et les blocages potentiels dans le processus.
Plus d’efficacité, moins d’erreurs !
Renforcer la collaboration entre les achats et la finance
La dématérialisation des factures joue un rôle essentiel dans la fluidité des informations transmises entre les services achats et la finance. En permettant un suivi plus transparent et en temps réel des engagements financiers, elle facilite la gestion des budgets et contribue à une prise de décision plus éclairée, plus réactive. En effet, la disponibilité instantanée des informations financières permet aux équipes des achats d’ajuster leurs stratégies d’approvisionnement et de tenir compte des contraintes budgétaires. Une efficacité opérationnelle qui facilite l’ensemble du processus P2P.
Le contrôle des dépenses est un autre avantage majeur de la dématérialisation des factures. En automatisant le suivi des paiements et en mettant en place des alertes en cas de dépassement budgétaire, les entreprises peuvent réduire les risques de dépenses excessives et améliorer la gestion des flux financiers. De plus, la dématérialisation facilite la collaboration entre les services, en permettant aux équipes des achats et de la finance de partager facilement les informations financières pertinentes. Cette communication fluide favorise une prise de décision plus collective et éclairée, renforçant ainsi la collaboration interne.
Optimiser le cycle clients
La dématérialisation du cycle clients offre des avantages opérationnels, financiers et relationnels aux entreprises, tout en contribuant à leur compétitivité et à une gestion plus responsable et durable.
Appelée également (O2C) Order-to-Cash, la dématérialisation du cycle clients est un autre pilier de la transformation numérique des entreprises. Elle permet d’automatiser les processus de gestion des clients, de la commande au paiement et offre plusieurs avantages.
Tout d’abord, elle simplifie les transactions commerciales et en accélère les processus. Un atout majeur pour renforcer ainsi la réactivité envers les clients. Aussi, elle améliore la visibilité et le suivi en temps réel des commandes, des factures et des paiements, facilitant la planification des activités commerciales et fluidifiant les éventuels échanges avec le service SAV. Les délais de paiement se retrouvent réduits grâce à l’envoi électronique des factures et aux solutions de paiement en ligne, ce qui améliore aussi la trésorerie de l’entreprise qui y a recours. Enfin, la dématérialisation permet de réaliser des économies significatives en supprimant les coûts liés au papier, à l’encre et à l’affranchissement : un atout intéressant pour la transition écologique des entreprises (RSE).
La dématérialisation des factures offre une multitude d’avantages aux entreprises qui souhaitent moderniser leurs processus financiers et optimiser leur collaboration avec les fournisseurs. En améliorant l’efficacité opérationnelle, en réduisant les risques d’erreurs et en renforçant le contrôle des dépenses, cette pratique se révèle être un atout essentiel dans le processus Purchase-to-Pay (P2P). En saisissant cette opportunité de dématérialisation, les entreprises peuvent se positionner en tant qu’acteurs agiles et tournés vers l’avenir. Ne tardez pas à adopter la dématérialisation pour optimiser vos processus financiers, renforcer votre collaboration interne et améliorer votre performance globale.
